O desafio de ser administrador: competências para além da gestão

O responsável pela administração de um condomínio tem um objetivo em mente: o bem-estar do seu condomínio. Isso implica contas equilibradas, desavenças resolvidas e se possível poupanças no banco. Contudo, todos os dias esse sucesso é desafiado pelas mais diversas situações do dia-a-dia. Num momento é uma questão legal, mas no outro já pode ser financeira, de planeamento ou de mediação.

Não existe uma fórmula exata, mas podemos partilhar algumas das competências que o administrador de um condomínio de sucesso deve possuir:

• Conhecimento da legislação em vigor para que, sempre que seja necessário intervir, saiba o que fazer e como fazer. Por exemplo, um administrador deve ter a noção de que a altura sugerida por lei para se convocar uma assembleia de condóminos é na primeira quinzena de janeiro e que a convocatória da mesma tem de ser enviada por carta registada com pelo menos 10 dias de antecedência;
• Capacidade para ouvir os outros, colocando-se no seu lugar, mas ao mesmo tempo ter um ‘pulso forte’ para que não ceda nos momentos essenciais. Lidar com pessoas não é uma tarefa fácil;
• Organização. Toda a função do administrador baseia-se nos mais diversos documentos: atas de assembleia, faturas de fornecedores, documentação fiscal e bancária, recibos, entre outros. É essencial ter tudo bem organizado em pastas e ficheiros de computador. Desta forma, saberá sempre quais os valores em dia e os que estão em dívida, quais as despesas a vencer e se o orçamento está a decorrer de acordo com o aprovado no início do ano ou se já “descarrilou”;
• Capacidade de limitar o desgaste da função, conciliando-a com a sua vida pessoal e não deixando que esta se sobreponha. Para tal, não deve tomar partido em problemas de convivência nem alimentá-los. Deve dar preferência aos avisos e advertências por escrito, sempre que contactar com os condóminos. Desta forma evita confrontos e discussões desnecessárias. Não deve receber as queixas pessoalmente, mas criar um livro de reclamações/sugestões, onde todos os residentes podem registar e partilhar o que bem entenderem;
• Conhecimento profundo do seu condomínio. Saber quais as suas reais necessidades, financeiras, de manutenção, quais os seus funcionários (se os tiver) assim como os moradores é imprescindível. Por exemplo, no caso de obras, a prevenção é sempre a melhor alternativa. Por lei, apenas é obrigatório realizar obras de manutenção, de oito em oito anos, mas aconselha-se a que, sempre que o administrador vir necessidade de alguma reparação, deverá levar o assunto à assembleia de condóminos, para que seja debatido e aprovada a sua reparação. Desta forma, evitar-se-á prejuízos futuros bem mais avultados e o desequilíbrio das finanças do condomínio;
• Capacidade de partilhar responsabilidades, incluindo os restantes condóminos na gestão e tomada de decisão do património comum que é o condomínio. Isto é, as decisões importantes só podem ser tomadas em conjunto na assembleia de condóminos, sendo o administrador apenas o executor. Também, de forma a exercer uma gestão muito mais transparente e rigorosa, o administrador pode utilizar uma plataforma de gestão, onde todos os condóminos tenham acesso;
• Autoridade sem autoritarismo. O administrador deve fazer cumprir o que decorre da lei, está estipulado no regulamento do condomínio e o que vai sendo deliberado nas assembleias, com autoridade, mas sem criar confrontos. Para que essas deliberações sejam válidas, também tem de se respeitar as diferentes maiorias existentes para cada tipo de assunto levado à assembleia. Pois, se para pintar a fachada do prédio apenas é preciso 50% dos votos mais 1, já para proibir animais domésticos no edifício, necessita-se da unanimidade;
• Alguma criatividade para que consiga resolver os problemas e questões com que se possa deparar. Sempre que existirem conflitos entre vizinhos, é importante conversar de forma amigável e procurar uma solução que se ajuste a todos os envolvidos. Caso esta abordagem falhe, pode recorrer-se a outros meios mais gravosos, que penalizem os comportamentos dos infratores, tais como afixar informações no hall, coimas ou em último recurso, os julgados de paz ou os tribunais. Por exemplo, no caso do ruído, há que esclarecer que é desejável evitar barulho excessivo fora dos horários estabelecidos por lei. Isto é, entre as 23h e as 7h;
• Boa estratégia de comunicação. Não basta ser honesto e eficiente, há que saber comunicar com os condóminos, fazendo-lhes chegar toda a informação do que se está a passar ou a ser feito no condomínio, que é de todos;